É uma excelente pergunta. Afinal, este serviço intelectual e fisicamente intenso representa uma parcela significativa nos custos de um evento.

Para começar, a melhor forma de reduzir custos certamente NÃO é sempre através da escolha do orçamento mais barato. Fazer isso pode significar desperdiçar valiosos recursos investidos no evento. Os requisitos e habilidades necessários para transpor eficazmente a barreira idiomática entre o seu palestrante e os seus convidados são muito elevados, exigindo um cuidado especial com a qualidade.

Garanta o êxito e o impacto do seu evento caprichando na escolha de intérpretes.

Mas você pode economizar muito (e assegurar qualidade) por seguir estas 7 dicas:

1) Carga horária. A jornada de trabalho nesta profissão compreende 6 horas, descontando-se o período para o almoço (não se desconta o coffee-break).
Por exemplo: 9h00 - 12h00; 14h00-17h00.

A hora excedente sofre um acréscimo de 25% sobre a hora normal. Fique de olho neste custo, que pode aumentar significativamente sua previsão.

Aí vão duas maneiras de evitar isso:

Informe sempre o horário de início da tradução, não o horário da chegada e credenciamento. Não se preocupe - os intérpretes sempre chegam ao local com antecedência de meia hora ou mais. O horário de trabalho, porém, é contado a partir da hora de início da tradução que você informar.

Programe quaisquer sessões que dispensem tradução, tais como trabalhos em grupo, para os horários em torno do almoço ou no final do dia. Com isso você mantém a carga horária do evento, mas diminui a da tradução, economizando horas excedentes.

2) Idiomas exóticos: (alemão, japonês, chinês, coreano) têm tradução simultânea 50% mais cara. Palestrantes destes idiomas costumam falar bem em inglês, principalmente assuntos de sua profissão. Economize e garanta melhor qualidade na tradução simultânea por pedir que as apresentações sejam feitas em inglês.

3) Número de receptores: dependendo dos idiomas e do perfil da sua platéia, o número de receptores é inferior ao número de participantes inscritos. Por exemplo, se a tradução simultânea será de inglês para português, e você tem 140 participantes inscritos, de nível gerencial ou diretoria, você não precisa contratar 140 receptores. Cem aparelhos são suficientes.

4) Sonorização: fique atento para não contratar sonorização em duplicidade, pois este equipamento costuma ser fornecido tanto pelo hotel, como pela equipe de filmagem e pela empresa de tradução simultânea. De preferência, contrate todos estes itens (equipamento de tradução simultânea, sonorização, filmagem, telão, etc.) de uma só empresa de boa reputação, assim você consegue um bom desconto e evita problemas de compatibilidade que arriscam a qualidade e dificultam o trabalho do intérprete.

5) Visto do palestrante: insista em certificar-se de que o palestrante solicitou visto de entrada no Brasil com antecedência suficiente. Se ele deixar de fazer isso, não poderá embarcar, e sua empresa terá os altos custos de cancelar o evento.

6) Gravação: Normalmente só se grava a fala dos palestrantes. Depois se edita e seleciona alguns trechos para serem transcritos e traduzidos, para serem utilizados em periódicos, jornais, ou para legendar cenas em vídeo. Caso você planeje gravar a tradução simultânea, não se esqueça de obter a autorização dos intérpretes com bastante antecedência, já que alguns intérpretes objetam a tal gravação, e em caso de autorização, a concessão dos direitos autorais apresenta um custo aproximado de 50% sobre os honorários, que deverá ser previsto em sua planilha.

7) Check-list: na véspera do evento: certifique-se de que o equipamento foi instalado, e telefone para o coordenador, para verificar se os intérpretes estão cientes do horário, do endereço do evento (com informações de acesso, caso se trate de um local pouco conhecido), etc. Tenha o celular do intérprete e forneça o seu se achar isto prático.