Um lembrete importante: intérpretes trabalham a serviço do sucesso do evento. Por isso, a colaboração para que o trabalho deles seja bem feito reverterá em seu próprio benefício.

Contrate os intérpretes com bastante antecedência. Se você deixar para a última hora, é pouco provável que eles consigam atendê-lo, devido a compromissos previamente agendados, além de não terem tempo para uma preparação adequada.

Converse com os intérpretes para ajustar o serviço às suas reais necessidades.

Consulte um técnico e verifique se o local comporta o equipamento de interpretação.

Insista na contratação de intérpretes profissionais e empresas de sonorização altamente qualificados. Evite as falsas economias de custos, pois problemas com a tradução ou o som podem levar ao fracasso do evento.

Facilite o contato entre os intérpretes e os palestrantes. Mesmo convidados internacionais com agendas lotadas sabem da importância de uma interpretação bem feita.

Forneça uma cópia das “Dicas úteis ao palestrante” a cada um dos convidados a serem traduzidos.

Forneça à equipe de intérpretes a versão mais atualizada da programação do evento. E lembre de comunicar aos intérpretes todas as mudanças na programação.

Forneça sempre todo o material de referência solicitado pelos intérpretes.

Certifique-se de que os intérpretes recebam cópias de todos os documentos que circularem entre os participantes do evento.

Caso seja necessário, agende um encontro entre os intérpretes e os palestrantes com prioridade em relação a compromissos que poderão ser deixados para depois de uma interpretação bem sucedida.

Não espere que o intérprete preste serviços não contratados, como participar em jantares ou passeios, traduzir entrevistas coletivas, prestar informações, etc.

Em caso de viagem, o intérprete deverá, de preferência, ser acomodado no mesmo hotel que o palestrante a ser traduzido. As viagens serão feitas pelo meio mais rápido, confortável e seguro disponível.

Assine um contrato com os intérpretes. Ele servirá de garantia para ambas as partes.

Evite programar sessões com mais de três horas de duração, sem intervalos. Tanto a platéia, quanto os intérpretes têm uma capacidade limitada de concentração.

Informe tanto palestrantes quanto a platéia sobre o funcionamento da interpretação, local para retirada de fones de ouvido, etc.

Indique uma pessoa para estar preferencialmente à disposição dos intérpretes para resolver problemas ou dirimir dúvidas.

Esclareça previamente quem será a pessoa encarregada do pagamento dos intérpretes.

Exija dos fornecedores equipamentos de tradução dentro das normas internacionais. Verifique se o número de canais e cabines fornecidos está correto e veja se há fones suficientes para os participantes. Solicite também um teste prévio do equipamento e a permanência de um técnico durante todo o evento.

Se houver projeção de filmes, slides ou transparências, verifique que os intérpretes recebam uma cópia do script ou dos textos antecipadamente

Instale a cabine de tradução em local que permita ampla visão da tela de projeção. Evite locais de passagem.

Em eventos grandes, se possível, indique um local onde os intérpretes possam receber os textos, conversar com os palestrantes, preparar glossários e receber recados.

Providencie para que a cabine esteja constantemente abastecida de água mineral sem gás e sem gelo e copos limpos.